Les pièces justificatives, la facture et l'avoir
À retenir
Cadre programme : DCG, programme 2025 (arrêté du 4 août 2025, première session 2027), UE 9 « Comptabilité », partie 3 « Analyser comptablement des opérations courantes », sous-partie 3.1 « Traduire en comptabilité les opérations courantes réalisées avec les tiers ».
Pourquoi c'est central à l'examen : toute écriture de l'épreuve de 3 h part d'un document : savoir dire si une pièce est comptable (donc enregistrée) ou non, et lire une facture ligne par ligne (brut, réductions, frais, TVA) est le préalable de tous les exercices d'achats, de ventes et de TVA.
01Pièce comptable ou simple document ?
Une pièce justificative comptable est un document qui constate des droits ou des obligations chiffrés nés de l'activité économique de l'entité. Elle est la preuve de l'opération et le support de l'écriture au journal. Un document qui ne crée aucun droit ni aucune obligation chiffrés ne donne lieu à aucune écriture à sa réception ou à son émission.
1.1 Tableau de classement
| Document | Pièce comptable ? | Écriture à l'émission ou à la réception ? | Explication |
|---|---|---|---|
| Demande de prix, devis | Non | Non | Simple offre, le client n'est pas engagé tant qu'il n'a pas accepté |
| Devis accepté, bon de commande | Non | Non | L'engagement est juridique mais l'échange de biens n'a pas eu lieu |
| Facture pro forma | Non | Non | Document préparatoire, souvent demandé pour une démarche (douane, financement) : ce n'est pas une facture |
| Bon de livraison, bon de réception | Non (document de gestion) | Non | Il prouve la livraison, mais c'est la facture qui est enregistrée |
| Facture (de doit) | Oui | Oui | Constate une créance chez le vendeur et une dette chez l'acheteur |
| Facture d'avoir | Oui | Oui | Annule ou réduit tout ou partie d'une facture |
| Facture d'acompte | Oui | Oui | Constate l'avance perçue ou versée et la TVA exigible |
| Relevé de compte fournisseur ou client | Non | Non | Récapitulatif servant au contrôle et au lettrage |
| Relevé bancaire | Oui (support de l'écriture de banque) | Oui, à l'arrêté du compte | Constate des mouvements de trésorerie |
| Bulletin de paie | Oui | Oui | Constate la dette de salaire et les cotisations |
| Ticket de caisse, note de frais | Oui | Oui | Justifie une dépense payée |
À retenir
En pratique : l'échange de biens ou de services est ce qui déclenche l'écriture, et la facture en est la preuve. Un bon de livraison sans facture ne donne pas d'écriture courante ; à la clôture, la livraison reçue non facturée est régularisée en factures non parvenues (hors de ce cours, voir le cours sur les régularisations).
1.2 Les qualités d'une pièce comptable
Une pièce justificative doit être datée, établie sur support papier ou électronique, fiable dans l'origine de l'opération et conservée dans le temps. Elle doit permettre de retrouver l'opération depuis le journal (renvoi pièce / écriture) : c'est la base de la piste d'audit.
02La facture
2.1 Rôle et obligation d'établir une facture
La facture est le document commercial par lequel le vendeur ou le prestataire demande le paiement. Elle est à la fois :
- une preuve du contrat et de la réalisation de la livraison ou de la prestation ;
- un document fiscal : support de la TVA collectée par l'émetteur et de la TVA déductible chez le destinataire ;
- une pièce comptable pour les deux parties.
Entre professionnels, la facture est obligatoire. Elle doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ou de la prestation, en général par le vendeur ou le prestataire. L'acheteur doit la conserver.
2.2 Mentions obligatoires d'une facture
Les mentions viennent du Code de commerce (article L441-9) et du Code général des impôts (article 242 nonies A de l'annexe II). Elles sont à connaître par grandes familles.
| Famille | Mentions |
|---|---|
| Identification | Date d'émission ; numéro unique (suite chronologique continue, sans rupture) ; identité de l'émetteur (dénomination, forme juridique et capital pour une société, adresse du siège, numéro SIREN) ; identité du client (nom ou dénomination, adresse de facturation) |
| TVA | Numéro de TVA intracommunautaire de l'émetteur ; numéro de TVA du client lorsque celui-ci est redevable de la taxe (autoliquidation, livraison intracommunautaire) ; taux de TVA applicable ; montant de TVA à payer ; en cas d'exonération, la référence légale (par exemple « Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI » pour une livraison intracommunautaire) |
| Opération | Date de la livraison ou de la prestation (si elle diffère de la date d'émission) ; numéro de bon de commande s'il a été établi ; dénomination précise, quantité, prix unitaire hors taxe de chaque bien ou service |
| Réductions et frais | Toute réduction de prix acquise à la date de l'opération et directement liée à l'opération (rabais, remise, ristourne), sauf si elle n'est pas chiffrable ; frais accessoires (transport, emballage, assurance...) |
| Totaux | Total hors taxe, montant de TVA, total toutes taxes comprises, net à payer |
| Règlement | Date à laquelle le paiement doit intervenir ; conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, ou la mention « escompte pour paiement anticipé : néant » ; taux des pénalités de retard (au moins trois fois le taux d'intérêt légal) ; indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement |
Le délai de paiement convenu ne peut pas dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture (ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit et sans abus). Faute de délai précisé, le paiement est dû 30 jours après la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation.
Le défaut de mention est sanctionné par une amende fiscale (article 1737 du CGI : 15 € par mention manquante ou inexacte, plafonnée au quart du montant de la facture) et, au titre du Code de commerce, par une amende administrative pouvant atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.
Les nouvelles mentions liées à la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique (décret du 7 octobre 2022 modifiant l'article 242 nonies A) ajoute quatre mentions :
- le numéro SIREN du client ;
- l'adresse de livraison des biens, si elle est différente de l'adresse de facturation ;
- la catégorie de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou opération mixte ;
- la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits » lorsque le prestataire a opté pour la TVA sur les débits.
Ces mentions s'imposent aux factures émises à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire, et à compter du 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et microentreprises. En revanche, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026.
À retenir
Ces nouvelles mentions ne figurent pas dans les anciens manuels (avant 2025). Une liste de mentions qui s'arrête à la date, au numéro, aux identités, au prix et à la TVA est donc incomplète pour le programme 2025.
Mentions particulières à connaître
- Franchise en base de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».
- Livraison intracommunautaire : exonération de TVA (article 262 ter I du CGI) et numéros de TVA des deux parties.
- Exportation : exonération de TVA (article 262 I du CGI).
- Autoliquidation : mention « Autoliquidation » lorsque le client est redevable de la TVA.
2.3 De la facture brute au net à payer
Une facture empile plusieurs niveaux de calcul. La séquence est toujours la même.
| Niveau | Contenu | Remarque |
|---|---|---|
| Brut | Quantité × prix unitaire HT | Le « prix catalogue » |
| − Réductions commerciales | Rabais, remise, ristourne | Voir ci-dessous |
| = Net commercial | Prix de vente réel de la marchandise | Base du compte de ventes ou d'achats |
| + Frais accessoires | Transport, emballage perdu, assurance facturés | Taux de TVA identique à celui de l'opération principale |
| − Escompte (financier) | Réduction pour paiement anticipé | Seulement s'il est acquis et mentionné |
| = Net financier | Base d'imposition à la TVA | |
| + TVA | Net financier × taux | 20 %, 10 %, 5,5 % ou 2,1 % |
| = Net à payer TTC | ||
| − acompte éventuel (voir cours 08) |
Les trois réductions commerciales
| Réduction | Cause | Exemple |
|---|---|---|
| Rabais | Défaut de qualité, retard, non-conformité | 5 % sur un lot légèrement abîmé |
| Remise | Importance de la commande ou statut du client | 10 % pour une commande de plus de 500 articles |
| Ristourne | Volume d'affaires cumulé sur une période | 2 % du chiffre d'affaires annuel |
Elles sont dites commerciales car elles diminuent le prix de la marchandise : elles diminuent les achats ou les ventes : portées sur la facture, elles sont déduites directement (on enregistre le net commercial) ; accordées après coup par un avoir, elles vont en 609 et 709 (cours 08). Remises en cascade : le second taux s'applique sur le montant déjà réduit. Deux réductions successives de 10 % puis 5 % ne valent pas 15 % : elles valent 1 − 0,9 × 0,95 = 14,5 %.
L'escompte de règlement
L'escompte est une réduction accordée par le vendeur pour un paiement avant l'échéance. C'est un produit ou une charge financière (comptes 765 et 665), et non une réduction du prix de la marchandise.
| Réduction commerciale | Escompte de règlement |
|---|---|
| Récompense le volume, le statut ou compense un défaut | Rémunère l'avance de trésorerie |
| Sur le prix de la marchandise | Sur le règlement |
| Déduite des achats ou des ventes | Charge ou produit financier |
| Calculée sur le brut | Calculée sur le net commercial (plus les frais, selon l'énoncé) |
Pour la TVA, la base est le prix effectivement payé : un escompte acquis (figurant sur la facture) diminue la base d'imposition ; un escompte conditionnel (consenti si le client paie vite) est déduit de la base seulement s'il est réellement pris, et la TVA est alors régularisée sur le montant de l'escompte.
Frais accessoires : intégrés ou non au prix de revient
Les frais de transport, d'emballage ou d'assurance facturés par le fournisseur sont des frais accessoires. Pour le vendeur ils sont des produits (compte 7085 « Ports et frais accessoires facturés ») ; pour l'acheteur, des charges de transport (6241), d'emballage (60261) ou d'assurance (6163), ou une partie du coût d'achat (compte 608 si l'entité regroupe les frais accessoires incorporés aux achats).